Se o cadastro de itens já era importante, na transição para o novo modelo ele se torna o coração da conformidade fiscal da sua empresa.
Aqui está o porquê de cada campo ser vital e os impactos de não os preencher corretamente.
A sopa de letrinhas do cadastro fiscal
Com a mudança, os antigos impostos (PIS, COFINS, ICMS, ISS e IPI) darão lugar a novos tributos. O sistema da sua empresa ou ERP precisará cruzar os dados antigos com as novas regras usando os seguintes códigos:
| Código | O que significa | Papel na Reforma Tributária |
|---|---|---|
| NCM | Nomenclatura Comum do Mercosul | É a “identidade” do produto. A Reforma prevê alíquotas reduzidas (descontos de 30% a 60%) e isenções para itens específicos (como cesta básica e medicamentos). É o NCM que dirá se o seu produto tem direito a esses benefícios. |
| CEST | Código Especificador da Substituição Tributária | Embora a Substituição Tributária (ST) vá acabar para a maioria dos produtos com a implementação total do novo sistema, o CEST continuará sendo crucial durante o longo período de transição (que vai até 2033) e para regimes específicos, como combustíveis. |
| IBS | Imposto sobre Bens e Serviços (Estados e Municípios) | Substitui o ICMS e o ISS. O sistema precisará saber a qual regra o NCM do produto está atrelado para calcular a alíquota padrão ou reduzida do IBS. |
| CBS | Contribuição sobre Bens e Serviços (Federal) | Substitui o PIS, COFINS e IPI. Assim como o IBS, o cálculo correto da CBS dependerá de uma classificação de itens impecável. |
| ClassTrib | Classificação Tributária | É o “de-para” no seu sistema. É a configuração que amarra o NCM à regra de imposto correta, definindo se a operação é tributada, isenta, com redução de base ou sujeita ao Imposto Seletivo (“Imposto do Pecado”). |
Quando o cadastro falha, o imposto também falha
Em poucos anos, sistemas serão obrigados a cruzar dados do cadastro do produto com alíquotas, regras de incentivo, origem, destino, regime de operação e diversas outras variáveis. Se o cadastro não estiver consistente, o sistema normalmente vai calcular o imposto errado, e o custo pode aparecer em duas frentes:
- rejeição ou erro na emissão de NF-e ou NFC-e;
- pagamento indevido de tributos ou perda de créditos;
- retrabalho para corrigir cadastros e documentos já emitidos;
- risco de autuação fiscal por divergência entre o que foi vendido e o que foi tributado.
O que precisa estar certo antes da emissão
Na prática, a empresa precisa ter domínio de alguns pontos fundamentais. Alguns deles parecem simples, mas têm impacto direto no resultado fiscal:
- classificação correta do produto por NCM;
- CEST preenchido quando há regra específica ou transição;
- IBS e CBS parametrizados conforme a operação;
- ClassTrib consistente com o regime tributário da empresa;
- cadastro de produtos alinhado às regras do contador e da legislação vigente.
Assim, a Reforma Tributária exige mais disciplina operacional
O novo cenário não vai eliminar a necessidade de organização. Pelo contrário: ele aumenta o peso do cadastro correto. O ERP deixa de ser apenas um lugar para guardar dados. Ele vira um mecanismo de governança tributária.
Empresas que tratarem o cadastro de produtos como prioridade terão muito menos risco de erro, retrabalho e custo oculto. Já as que deixarem o processo improvisado vão sentir na prática o peso da complexidade da Reforma Tributária.